Da ist es nun, das Jahr 2009. Ich bin ehrlich gesagt kein Freund von Neujahrsvorsätzen. Oft löst der Jahreswechsel aber einen Kick in mir aus: Ich möchte unbedingt produktiver werden. Vielleicht ein Ding, was viele Freischaffende, Selbstständige, freie oder feste Journalisten teilen. Meterlange To-Do-Listen, die mit “Blumen gießen”, “Buch bis zum 14. schreiben” und “Fotografen bezahlen” bestückt sind.

Die Listen sind unmöglich an einem Tag abzuarbeiten. Also macht man sich für den Tag eine neue Liste die gekillt werden soll. Anrufe und neue Mails verlängern die Liste, so dass auch die bis zum Feierabend (Sie wissen schon, das ist ….) nicht komplett erledigt werden kann.

Zum Glück haben wir da das Internet. Auf der einen Seite frisst das Internet unsere Zeit, auf der anderen Seite finden wir in genau diesem Internet viele Methoden um unsere Produktivität zu steigern. Ein enormer Hype ist rund um diese Selbstmanagementpraktiken entstanden. Um mir die Faszination zu erklären, habe ich die dazugehörigen Bücher gelesen und starte jetzt einen kleinen Vergleichstest, drei unterschiedlicher Methoden.

Methode 1: Getting Things Done – von David Allen.

Das ist der Klassiker unter den Methoden. Der Berater David Allen erklärt seine Methode in dem Buch “Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag” (Piper). Auf den ersten Blick wirkt diese These so charmant, weil Mr. 9-to-5 und Ms. Creativity auf diese Methode abfahren. Einige setzen die Methode mit speziellen Programmen um; andere ganz einfach mit dem persönlichen Moleskine. Liebevoll nennen die Fans ihre Methode “GTD”.

Der Trick ist: David Allen schafft die To-Do Listen ab. Um im gleichen Moment neue Listen anzulegen. Auf diese Listen trage ich nicht irgendwelche Dinge ein, sondern die nächsten Schritte, die ich zu unternehmen habe. Es geht also nicht um “Erinnerungen”, sondern um konkrete Handlungen. Eine weitere wichtige Rolle spielt ein gigantischer Eingangskorb. Im Prinzip lege ich mein komplettes Leben in diesen Eingangskorb. Briefe, Ideen (notiert auf Zetteln), Bücher – die ich noch lesen will, Rechnungen, Belege, Zeitungsausschnitte, Fotos und so weiter. Ich muss regelmässig diesen Eingang leeren und die Dinge in die konkreten nächsten Handlungsschritte umsetzen. Hier gilt die “2-Minuten-Regel”. Kann ich die Handlung in dieser Zeit erledigen, mache ich das auch. Ansonsten schreibe ich diese Handlungen auf Listen, die an Orte gebunden sind.

Dinge, die ich nur in der Redaktion machen kann, kommen auf die Büroliste. Dinge, die ich nur online machen kann, kommen auf die Onlineliste und Dinge, die ich auch offline am Laptop machen kann, kommen auf eben diese. Haben wir genau diese Listen, können wir noch produktiver werden: Dadurch, dass die Liste mit vielen kleinen Handlungsschritten bestückt ist, haben wir eine kleinere Hemmschwelle, um die Schritte “mal eben umzusetzen”. Dadurch, dass wir immer die passende Liste zum passenden Ort haben, können wir in unerwartet kurzen Zeitfenstern, die sich ja immer mal wieder auftun, auch produktiv sein. Im Zug oder am Flughafen hole ich meine “Offline-Liste” aus der Tasche und wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, kann ich meine Telefonliste auspacken.

Das gleiche Prinzip lässt sich auch auf meinen E-Mail-Postfach übertragen. Seit mehreren Monaten nutze ich das Prinzip in meinem E-Mail-Programm und es funktioniert: Meinen Eingang nutze ich tatsächlich als Eingang. Ich antworte sofort oder verschiebe die Mails in einen Antwort-Ordner. Die “fertigen” E-Mails lagere ich in einem Archiv-Ordner. Ich suche die E-Mails dann per Suche und spare mir die Zeit alles in Unter-Unter-Unter-Ordner nach Projekten oder Personen einzuteilen. Seitdem quillt mein Posteingang auch nicht mehr über. Ein angenehmes Gefühl.

Mein Fazit: “GTD” hat viele Vorteile, aber auch Nachteile. Man muss mit sich streng sein. Kacke. “GTD” funktioniert nur, wenn man sich strikt an das System hält und immer alles in den “Eingang” legt und in das System einarbeitet. Außerdem muss man immer und immer wieder seine Listen durchgehen. Fängt man an, sich Dinge im Kopf zu merken, dann sind die Listen nicht mehr komplett und man hat nicht mehr das Gefühl, alles im Überblick zu haben. Da kommen wir schon zum Vorteil: Es macht schon Spaß, mit sich selbst eine wöchentliche Redaktionskonferenz abzuhalten und hier alle Projekte durchzugehen und die Listen anzupassen. Man hat den Überblick über alles was anliegt und hat nicht das Gefühl, vor einem Arbeitsberg zu sitzen, wo man gar nicht weiß, an welcher Seite man sich als erstes etwas herauspicken muss. Getting Things Done hält die Arbeit im Fluss.

Links zum Thema:
David Allens Beraterfirma
Das Buch beim Piper-Verlag
GTD in der Wikipedia
GTD auf einer Seite erklärt

Nächstes Mal probiere ich die Methode von Timohty Ferris aus. Er verspricht uns die 4-Stunden-Woche.

Daniel Fiene